UTS Konfigurasi ERP (Kasus PD Subur)
#AchmadFikriAdidharma #1906398692, #UIERP2 #UniversitasIndonesiaFasilkom #ERP #Odoo #Dr.Ir.AgungTerminanto, MBA.
Pada kesempatan kali ini saya akan membahas proses pengerjaan UTS Konfigurasi ERP.
Step 0 : Module Pre-Requisite
Modul yang dibutuhkan untuk menjalankan skenario UTS ini diantaranya :
- Sales
- Purchase
- Accounting
- Inventory
Step 1 : Set Up & Unlink Master Data
Pada soal terdapat beberapa data yang perlu diimpor ke database nantinya. Yaitu ; Chart of Account, Beginning Balance, Product, Vendor Bills, dan Customer Invoice. Data-data tersebut nantinya akan ditransform menjadi bentuk .csv untuk nantinya diimport ke odoo.
Sebelum melakukan import, kita harus memastikan terlebih dahulu apakah data-data yang akan di-replace sudah di-unlink terlebih dahulu agar ketika data direplace tidak menghasilkan pelanggaran referential integrity constraint.
- Unlink Master Data
Pada kasus ini, secara default Chart of Account memiliki data default dari modul accounting. Chart of Account bawaan dari modul Accounting ini juga terhubung dengan fields yang terdapat pada beberapa model, diantaranya : Company Properties, Taxes, dan Journal.
- Unlink dari Company Properties
Untuk meng-unlink Chart of Account dari Company Properties, pertama nyalakan mode developer dan buka Settings > Technical > Company Properties lalu akan muncul tampilan kurang lebih seperti ini :
Buka setiap company property dan kosongkan setiap value yang mengacu pada sebuah chart of account. Value yang mengacu pada sebuah chart of account ditampilkan sebagai “account.account,id” dimana id adalah nomor identifier dari sebuah chart of account. Seperti contoh :
Gambar diatas menandakan bahwa property property_account_receivable_id memiliki nilai chart of account dengan id 78. Maka, selama value tersebut tidak dikosongkan maka data chart of account default tidak akan bisa direplace.
2. Unlink dari Taxes
Buka Accounting > Configuration > Accounting > Taxes. Lalu akan memunculkan tampilan seperti ini :
Buka masing — masing dari tax tersebut lalu kosongkan field Tax Account dan Tax Account on Credit
3. Unlink dari Journal
Buka Accounting > Configuration > Accounting > Journal. Lalu akan memunculkan tampilan seperti ini :
Buka masing — masing dari tax tersebut lalu kosongkan field Default Debit Account dan Default Credit Account
Step 2 : Import Master Data
- Import Chart of Account
Pada soal, terdapat daftar akun yang ditampilkan sebagai berikut :
Dari CoA tersebut, ditransformasi menjadi dalam bentuk CSV dan selanjutnya diimport langsung melalui Accounting > Configuration > Accounting > Chart of Account > Import lalu import data CSV.
2. Import Neraca Saldo/Beginning Balance
Pada soal, terdapat daftar akun yang ditampilkan sebagai berikut :
Dari Neraca Saldo tersebut, ditransformasi menjadi dalam bentuk CSV dan selanjutnya diimport langsung melalui Accounting > Accounting > Journal Entries >Import lalu import data CSV yang sudah kita buat.
3. Contacts
Pada soal terdapat daftar supplier dan customer. Nantinya daftar supplier dan customer akan ditransform menjadi sebuah file csv berisi contacts.
Supplier dan customer dimasukkan dalam sebuah file CSV yang sama, yaitu Contacts. Untuk membedakan antara Supplier dan Customer dibuat kolom bertipe data boolean untuk membedakan keduanya.
4. Product and Stock
Pada soal ditampilkan produk beserta stok seperti ini :
Lalu selanjutnya lakukan import data untuk produk terlebih dahulu pada Inventory > Master Data > Product
Setelah melakukan import data produk, update jumlah produk pada Product > lalu pilih produk yang kalian inginkan dan pilih “Update Qty on Hand”:
5. Vendor Bill & Customer Invoice
Pada soal terdapat Saldo Hutang dan Saldo Piutang sebagai berikut :
Kali ini, kita akan mentransformasi Saldo Piutang Dagang menjadi Customer Invoice dan Saldo Hutang Dagang Menjadi Vendor Bills.
Untuk membuat Vendor Bills, Buka Menu Accounting > Vendors > Bills lalu buat tagihan dengan spesifikasi seperti yang diberikan pada soal seperti ini :
Untuk membuat Customer Invoice, Buka Menu Accounting > Customer > Invoices lalu buat tagihan dengan spesifikasi seperti yang diberikan pada soal seperti ini :
Perlu diingat bahwa saldo utang dan piutang harus tetap dalam stage draft atau belum dibayarkan.
Step 3 : Transaksi
Pada kasus UTS ini, saya mengkategorikan transaksi yang ada menjadi 3 jenis, Yaitu, Penjualan Barang Dagang, Pembelian Barang Dagang, dan Biaya Operasional. Pada penjelasan kali ini saya akan langsung menjelaskan bagaimana membuat transaksi dari masing-masing jenis tersebut.
- Biaya Operasional
Untung memasukkan transaksi biaya, buka Modul Accounting > Accounting > Accounting Entries > Journal Entries lalu masukkan transaksi yang ingin dilakukan. Masukkan jumlah trasaksi beserta Account yang digunakan untuk kredit dan debit dari transaksi tersebut. Jika transaksi yang dilakukan merupakan transaksi yang langsung lunas maka jangan lupa untuk melakukan post journal yang baru dibuat.
2. Pembelian Barang Dagang
Untuk pembelian barang dagang, pertama buat terlebih dahulu Quotation di Purchase > Create Quotation.
Jika transaksi merupakan faktur, maka RFQ hanya cukup diconfirm hingga menjadi Purchase Order dan tidak perlu sampai divalidate. Jika transaksi tersebut menghasilkan nota kredit, maka Purchase order harus divalidate dan Billsnya harus dipost.
3. Penjualan Barang Dagang
Untuk pembelian barang dagang, pertama buat terlebih dahulu Quotation di Sales > Create Quotation.
Jika transaksi merupakan faktur, maka RFQ hanya cukup diconfirm hingga menjadi Sales Order dan tidak perlu sampai divalidate. Jika transaksi tersebut menghasilkan nota kredit, maka Sale order harus divalidate dan Invoicenya harus dipost.
